Assistant de gestion administrative et financière du projet O.A.S.I.S. H/F

• Type de contrat : 12 mois en CDD
• Quotité de travail : 100 %
• Affectation : Direction des Services Départementaux de l’Education nationale des Ardennes (DSDEN) et GIP FCIP de Reims
• Rémunération : Positionnement sur grille indiciaire Catégorie B, selon expérience et qualifications

Conditions d’emploi : 

• 49 jours de congé annuels du 1er septembre N au 31 août N+1
• Prise en charge partielle de la complémentaire santé si éligible
• Possibilité de télétravail
• Temps de travail en présentiel à effectuer en partie sur le site du GIP à Reims

Fonction placée sous l’autorité du Chef de projet O.A.S.I.S., du DASEN des ARDENNES et du directeur du GIP FCIP

La Direction des services départementaux de l’éducation nationale des Ardennes, dans le cadre d’une alliance éducative créée avec le Conseil départemental des Ardennes, la Région Grand Est, et l’Université de Cergy, ont répondu à la première vague de l’appel à manifestation d’intérêt « Innovation dans la forme scolaire ».
Cet AMI vise à soutenir la conception et l’expérimentation de nouvelles formes scolaires qui facilitent les coopérations et les apprentissages pour s’adapter aux besoins des élèves. Le projet ardennais, intitulé « O.A.S.I.S » (Organisation des Apprentissage au Service des Itinéraires Scolaires) est né d’un constat partagé du manque d’appétence des jeunes ardennais à la mobilité, en particulier des élèves les plus fragiles, et d’une faible ambition qui se traduit dans les choix d’orientation.
Le projet vise à tester l’hypothèse suivante : la mobilisation de nouvelles formes scolaires permet-elle une maîtrise progressive de l’autonomie, dans une perspective d’émancipation individuelle ? Le projet ardennais est un des 7 lauréats parmi 23 dossiers éligibles.

Le projet OASIS questionne 3 composantes de la forme scolaire afin de permettre une maitrise progressive de l’autonomie, dans une perspective d’émancipation individuelle : l’espace, le temps, les ressources. 2 approches permettant de réinterroger ces composantes seront expérimentées dans le cadre du projet :« ALLER VERS » et « FRANCHIR ».
L’action « ALLER VERS » consiste à déployer un bus aménagé et animé par une équipe projet qui deviendra une classe ou un laboratoire mobile pour proposer des actions d’informations et des animations valorisant l’autonomie (développement du plurilinguisme et de la langue allemande …, expérience des échanges scolaires et sportifs européens, capacité à s’orienter tout au long de la vie, engagement dans une démarche scientifique…).
L’axe « FRANCHIR » vise notamment à expérimenter de nouveaux agencements temps / espaces dans le cadre scolaire avec un focus sur les périodes de transition scolaire.

Pour mener à bien ce projet, il est recruté un assistant H/F au chef de projet.

• Assurer pour le GIP FCIP, le suivi du projet AMI OASIS et son organisation sur le plan financier et comptable en collaboration avec les partenaires du projet
• Apporter une aide permanente au chef de projet OASIS en termes d’organisation personnelle, de gestion de la programmation des réunions de travail des différentes instances et des partenaires (Conseil Régional, Conseil Départemental des Ardennes, Université de Cergy) et assurer le traitement administratif des obligations inhérentes à la mise en œuvre du projet dans l’ensemble de ses dimensions organisationnelles, logistiques, d’évaluation et de communication

Assurer le suivi financier

• Réaliser les devis, les bons de commandes et les services faits pour les achats de matériels et de prestations
• Gérer les frais de déplacement
• Vérifier l’éligibilité des dépenses de la DSDEN 08 et les partenaires
• Suivre la consommation du budget financier de la DSDEN 08
• Réaliser les bilans financiers
• Archiver les documents financiers liés à l’opération
• Être le contact privilégié des partenaires
• Relancer les partenaires pour la compilation des bilans financiers

Assurer le suivi fonctionnel et administratif du projet « O.A.S.I.S. »

• Assister le Chef de projet « OASIS » afin d’optimiser la gestion des activités (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil…)
• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées à la mise en œuvre des actions. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (suivi des indicateurs d’évaluation de performance) et d’évènements spécifiques (organisation de la tenue matérielle, des réunions des groupes de travail opérationnels, des actions de communications, de la réalisation des bilans périodiques nécessaires au reporting de la caisse des dépôts…)
• Assurer la logistique pour l’organisation des réunions (Copil, Cotec…) et rédiger les comptes rendus correspondants

Interlocuteurs internes : DSDEN 08 / Chef de projet « AMI O.A.S.I.S. »
Interlocuteurs externes : Région, Conseil départemental des Ardennes, Université de Cergy, Caisse des dépôts

Conditions d’emploi :

• Quotité de travail partagée entre la DSDEN des Ardennes (50%) et le GIP FCIP à REIMS (50%)
• Travail en bureau
• Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne assistée
• Grande disponibilité vis-à-vis du directeur administratif et financier du GIP FCIP et du chef de projet auprès desquels les missions sont exercées en proximité
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Savoirs :

• Préparer les dossiers des différentes instances et commissions
• Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
• Vérifier les pièces constitutives d’un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
• Établir et mettre en forme des documents administratifs
• Savoir rédiger un rapport, un compte rendu d’activité
• Transmettre les documents administratifs, préparer les notifications
• Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
• Bonnes connaissances de la comptabilité publique (GBCP)
• Progiciel de gestion de frais de déplacement et comptabilité budgétaire GFI PEP (formation prévue)

Compétences techniques :

• Utilisation des applications en ligne d’organisation et de suivi de projet (plateforme HUGGLE pour laquelle une formation sera réalisée, espace de partage de ressource dématérialisée…)
• Maîtrise des procédures de contrôle budgétaire
• Procédures et respect des dépenses

Compétences comportementales :

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Compétences rédactionnelles
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer
• Bonne connaissance des outils informatiques et de communication

Adressez votre candidature à : ce.gip@ac-reims.fr