Coordonnateur administratif H/F

Mis à jour le 11 avril 2023

I. Descriptif du poste

  • Type de contrat : 12 mois en CDD
  • Quotité de travail : 100 %
  • Affectation : Pôle Marchés Services aux GRETA-CFA (PMSG)
  • Rémunération : positionnement sur grille indiciaire, selon expérience et qualifications

 

Conditions d’emploi

  • Poste administratif ouvert aux agents titulaires et non titulaires
  • 49 jours de congé annuels du 1er septembre N au 31 août N+1
  • Prise en charge partielle de la complémentaire santé si éligible
  • Parking souterrain
  • Protocole relatif au télétravail mis en place au GIP FCIP

II. Mission et activités du poste

Mission principale : Accompagner les GRETA-CFA et les organismes partenaires à la mise en œuvre des formations Pôle Emploi.

 

Activités :

  1. Traiter les bons de réservation de sessions catalogue et hors catalogue Pôle Emploi (analyse, transmission et suivi des Bons de réservation de sessions), les bons de commande et les conventionnements pour envoi aux GRETA :
    • Réceptionner les Bons de réservation de sessions (BRS) de Pôle Emploi
    • Transmettre les BRS aux organismes dispensateurs de formation pour renseignement
    • Réceptionner les réponses des organismes, vérifier la bonne complétude des BRS
    • Confirmer à Pôle Emploi notre capacité à réaliser la programmation prévisionnelle par l’envoi des BRS renseignés par les organismes dispensateurs
    • Assurer un suivi journalier de la mise en œuvre des BRS
    • Renseigner des tableaux de bord pour le suivi des BRS
    • Assurer le suivi des DSF (demande de service fait) : validation, rejet…
    • Accompagner les acteurs des GRETA sur les outils des différents commanditaires : KAIROS Nouvelle Génération, CARIF…
    • Assurer un suivi mensuel des tableaux de bord administratifs et financiers
  2. Assurer l’accompagnement des personnels et proposer des actions de prévention :
    • Informer les personnels sur les conditions d’exécution des marchés Pôle Emploi afin d’améliorer leur connaissance des cahiers des charges
    • Appliquer les procédures liées au cahier des charges de Pôle Emploi
    • Détecter les dysfonctionnements sur les outils CARIF, KAIROS (vérifier la bonne complétude des rubriques)
    • Rencontrer les personnels au sein des organismes
    • Analyser les contrôles et proposer des actions préventives
  3. Vérifier les bonnes saisies des tableaux d’indicateurs de résultats, préparation du COPIL. 
  4. Réception des Attestations Individuelles de Formation (AIF) pour traitement et signature. 
  5. Contribuer à la mise en œuvre de la politique qualité et aux respects des engagements. 
  6. Accompagner les GRETA-CFA dans le cadre des contrôles qualité Pôle Emploi : suivi, classement, analyse. 
  7. Traitement des demandes de sous traitance. 
  8. Préparer les éléments administratifs de réponse aux Appels d’offres (AO).

 

Activité annexe : Participer aux réunions de travail

III. Environnement professionnel

Interlocuteurs internes : Collègues du GIP FCIP, collègues des GRETA-CFA.

Interlocuteurs externes : Pôle Emploi, AFPA, Retravailler, Groupe de la Salle, AFPI, demandeurs d’emploi.

Contrainte(s) liée(s) à l’emploi : Respect des cahiers des charges et accompagnement des organismes.

IV. Compétences attendues

Connaissances : Grands principes d’une démarche qualité et des référentiels associés (RNQ, EDUFORM).

Compétences opérationnelles :

  • Rédiger et mettre en forme les documents (mail en particulier)
  • Respect des procédures
  • Organiser son travail et respecter les délais
  • Travailler en équipe
  • Utiliser les outils bureautiques et informatiques

Compétences comportementales :

  • Gestion autonome de l’activité quotidienne
  • Sens de l’initiative
  • Sens de l’organisation, rigueur
  • Sens relationnel
  • Réactivité et force de proposition

Adresser votre candidature à Florianne POMMIER, assistante ressources humaines
ce.gip@ac-reims.fr